
Pflichten und Verantwortung
Vertragsmanagement (Verantwortung und Pflichten) wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens oder einer Verwaltung angesehen und stellt somit eine eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen oder Verwaltung entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement, z. B.:
- Einkauf: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern
- Vertrieb: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden
- Rechtsabteilung: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (wie z. B. KonTraG, GoBD, Sarbanes Oxley Act oder Basel II) sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen
- Controlling: aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse
- Revision: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse
- Geschäftsführung: Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS) (siehe auch Management Risk Controlling (MRC)), sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbare Vertragsrisiken.

Risiken und Absicherung
Allgemeine Risiken, welche sich bei mangelndem Vertragsmanagement ergeben, sind u. a.:
- Nichteinhalten der gesetzlichen Vorschriften
- Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
- Schwieriges Auffinden von Verträgen
- Inhaltliche Risiken von Verträgen
- Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
- Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen, etc.
- Mangelhafter Bearbeitungsprozess
- Nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
- Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
- Bilanz- und Revisionssicherheit (siehe auch interne Revision)